Komunikasi di dalam dan di luar perusahaan merupakan keterampilan esensial bagi setiap karyawan. Kemahiran ini memungkinkan individu untuk memahami arahan dari atasan, mendistribusikan tugas, bekerja sama dengan rekan kerja, dan mengomunikasikan nilai-nilai merek kepada pelanggan. Pemahaman akan berbagai jenis dan metode komunikasi bisnis dapat memberikan manfaat dalam menjalankan tugas profesional serta meningkatkan prospek karier saat mencari pekerjaan baru.
Dalam artikel ini, kami menyajikan suatu panduan lengkap tentang komunikasi bisnis, yang mencakup berbagai jenis, metode, dan tips yang dapat Anda terapkan untuk meningkatkan kemampuan komunikasi Anda di lingkungan organisasi.
Apa itu Komunikasi Bisnis?
Komunikasi bisnis merujuk pada interaksi informasi antara perusahaan atau individu dalam konteks kerja. Jenis komunikasi ini melibatkan dialog langsung antarindividu, namun juga termasuk komunikasi tidak langsung seperti melalui iklan.
Berikut adalah beberapa contoh situasi di mana komunikasi bisnis terjadi:
- Ketika karyawan berkomunikasi satu sama lain
- Ketika manajemen dan karyawan berkomunikasi
- Saat karyawan dan pelanggan berinteraksi
- Ketika sebuah perusahaan merilis produk baru
- Saat sebuah bisnis meluncurkan kampanye pemasaran atau periklanan
Pentingnya Mengikuti Panduan Komunikasi Bisnis
Dengan mengikuti pedoman komunikasi bisnis perusahaan, individu dapat terlibat dalam komunikasi yang produktif dan bersahabat untuk mencapai tujuan organisasi. Tugas-tugas penting seperti penggajian, pembuatan produk, dan layanan pelanggan memerlukan komunikasi yang baik, sehingga penting untuk meningkatkan keterampilan komunikasi organisasi. Beberapa manfaat dari komunikasi bisnis yang efektif antara lain:
- Peningkatan produktivitas
- Peningkatan penjualan dan laba atas investasi (ROI) yang lebih baik
- Lebih sedikit konflik di tempat kerja
- Budaya perusahaan yang lebih positif dan inklusif
- Peningkatan keterlibatan karyawan
- Reputasi merek yang lebih baik
- Mengurangi pergantian karyawan
- Pelatihan yang lebih produktif
Jenis Komunikasi Bisnis
Dua jenis komunikasi bisnis yang mendasar adalah internal dan eksternal. Kami akan menjelaskan kedua jenis ini secara lebih rinci di bawah ini:
Komunikasi Bisnis Internal
Komunikasi bisnis internal merujuk pada interaksi antara anggota tim di dalam perusahaan. Efektivitas berbagi informasi dan ide antar karyawan memungkinkan perusahaan beroperasi secara lebih efisien. Terdapat tiga jenis komunikasi bisnis internal yang umum terjadi:
- Komunikasi Vertikal (Upward Communication): Komunikasi vertikal terjadi ketika anggota organisasi pada tingkat awal atau menengah menyampaikan informasi melalui hierarki yang telah terstruktur. Contohnya, anggota organisasi dapat berpartisipasi dalam survei atau mengisi formulir umpan balik, atau mengajukan pertanyaan dalam forum rapat perusahaan kepada atasan yang memimpin rapat tersebut.
- Komunikasi ke Bawah (Downward Communication): Komunikasi ke bawah merujuk pada proses dimana pemimpin dalam lingkungan bisnis menyampaikan informasi kepada karyawan yang berada di tingkat hierarki yang lebih rendah. Bentuk-bentuk komunikasi ini dapat meliputi pengiriman email kepada seluruh anggota perusahaan, penggunaan pesan instan untuk menyampaikan pesan secara langsung, atau penyebaran buletin departemen kepada karyawan yang memerlukan informasi yang disampaikan.
- Komunikasi Lateral (Lateral communication): Komunikasi lateral merujuk pada pertukaran informasi di antara anggota organisasi yang memiliki tingkat otoritas yang sama. Contoh dari jenis komunikasi ini termasuk pertukaran email antara individu-individu di departemen yang berbeda serta diskusi antar manajer mengenai tim mereka.
Komunikasi Bisnis Eksternal
Komunikasi bisnis eksternal melibatkan interaksi antara karyawan dan pelanggan serta pengiriman informasi kepada pihak di luar perusahaan seperti vendor, instansi pemerintah, dan masyarakat. Kualitas komunikasi bisnis eksternal yang baik tergantung pada seberapa efektif komunikasi internal dalam perusahaan. Jenis komunikasi bisnis eksternal bisa berupa siaran pers, buletin perusahaan yang ditujukan untuk masyarakat, dan laporan keuangan.
Metode Komunikasi Bisnis
Walaupun masih banyak perusahaan dan organisasi yang menggunakan pertemuan langsung untuk berbisnis, namun ada beragam metode komunikasi bisnis lain yang dapat digunakan. Perusahaan yang terletak di daerah terpencil mungkin lebih mengandalkan panggilan video dan pesan instan, sedangkan bisnis yang perlu berkomunikasi secara rutin dengan karyawan dapat mengandalkan panggilan telepon dan pesan teks.
Terdapat empat metode standar dalam komunikasi bisnis.
- Komunikasi Verbal (Verbal Communication): Komunikasi verbal merupakan proses penggunaan bahasa dalam menyampaikan informasi melalui ucapan atau bahasa isyarat, sementara aktif mendengarkan merupakan aspek krusial dalam interaksi verbal. Di lingkungan kerja, contoh komunikasi verbal mencakup pertemuan virtual, panggilan telepon, dan percakapan langsung.
- Komunikasi Nonverbal (Nonverbal Communication): Komunikasi nonverbal merupakan proses penggunaan gerakan tubuh, ekspresi wajah, serta isyarat nonverbal lain guna mentransmisikan pesan kepada individu lain tanpa menggunakan kata-kata.
- Komunikasi Tertulis (Written Communication): Komunikasi tertulis merupakan proses menyampaikan informasi menggunakan media seperti tulisan di kertas maupun digital. Contohnya adalah email, surat, memo, laporan, dan dokumen lainnya.
- Komunikasi Visual (Visual Communication): Komunikasi visual merupakan pemanfaatan gambar dan grafik guna menghantarkan informasi. Pekerja dapat memanfaatkan berbagai bentuk visual seperti diagram, peta, grafik, infografis, dan video bersamaan dengan komunikasi lisan atau tertulis demi menyajikan presentasi yang efektif dan memberikan konteks yang berarti.
Contoh Komunikasi Bisnis
Berikut ini adalah enam contoh praktik komunikasi bisnis yang diterapkan oleh perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Pertama, Komunikasi Iklan.
Iklan merupakan alat komunikasi yang efektif bagi perusahaan dalam menjalin hubungan dengan calon pelanggan. Beberapa contoh iklan yang umum digunakan antara lain iklan televisi atau video streaming, kampanye pemasaran melalui influencer media sosial, serta konten bersponsor yang dipublikasikan oleh penerbit.
Kedua, Komunikasi Intranet.
Intranet perusahaan merupakan sebuah platform digital internal yang digunakan oleh organisasi untuk berbagi informasi dan komunikasi di antara anggota internalnya. Fungsinya adalah untuk memfasilitasi komunikasi bisnis internal yang efektif, memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi yang relevan dengan lebih mudah. Dengan menggunakan infrastruktur jaringan yang aman, karyawan dapat melakukan berbagai aktivitas seperti membuat konten, mengirim pesan, berkolaborasi, mengelola tugas, berbagi dokumen, dan memantau kemajuan proyek.
Ketiga, Komunikasi Obrolan Langsung.
Komunikasi instan jarak jauh (Live Chat) melalui pesan langsung melalui situs web atau aplikasi menjadi solusi umum bagi individu yang membutuhkan respons cepat. Banyak perusahaan menyediakan fitur obrolan langsung untuk membantu pelanggan yang memiliki pertanyaan mengenai produk atau prosedur pengembalian barang. Di internal perusahaan, karyawan dapat berkomunikasi secara langsung melalui platform atau alat komunikasi bisnis yang telah ditetapkan.
Kempat, Komunikasi Akun Media Sosial.
Bisnis bisa memanfaatkan akun media sosial untuk mencapai pelanggan dengan lebih spesifik. Dengan menggunakan akun media sosial, perusahaan dapat mempromosikan mereknya melalui postingan yang sesuai atau mengapresiasi prestasi karyawan dengan membagikan tautan ke blog perusahaan.
Kelima, Komunikasi Mengirim SMS.
Bisnis dapat memanfaatkan pesan teks guna menyampaikan informasi mengenai penjualan, produk, serta layanan baru kepada konsumen. Pemasar dapat merencanakan pengiriman SMS secara otomatis tanpa membutuhkan respons dari pelanggan, atau mengajukan permintaan balasan sederhana atau tautan langsung ke produk.
Keenam, Komunikasi Situs Web.
Situs web memiliki peran yang penting bagi perusahaan dalam mengelola aktivitas pemasaran, penjualan produk, serta penyampaian informasi kepada pelanggan. Selain itu, penggunaan halaman web yang didesain dengan baik untuk menampilkan budaya dan keunggulan tempat kerja dapat menjadi faktor penarik bagi calon karyawan. Di samping itu, perusahaan juga dapat menyelenggarakan webinar melalui situs webnya untuk kegiatan edukasi bagi pelanggan atau pihak lain yang tertarik dengan organisasi yang menyelenggarakannya.
Kiat Komunikasi Bisnis
Berikut disampaikan beberapa strategi yang dapat dipertimbangkan guna memperbaiki efektivitas komunikasi dalam konteks bisnis.
Membuat Informasi Mudah Diakses
Setiap komunikasi yang Anda keluarkan, entah itu kepada pelanggan, rekan kerja, atau pihak lain yang ingin berinteraksi, harus dapat diakses dengan mudah. Sebagai contoh, ketika Anda merancang sebuah situs web untuk perusahaan, pastikan untuk membuat antarmuka yang ramah pengguna dan menyertakan semua informasi yang relevan bagi pelanggan dan pengunjung situs tersebut.
Dalam konteks komunikasi bisnis internal, penting untuk memastikan bahwa semua karyawan memiliki akses ke dokumen yang relevan melalui sistem manajemen dokumen. Penggunaan bahasa yang jelas dan singkat dalam komunikasi melalui email atau pesan instan perlu diterapkan di seluruh perusahaan. Selain itu, manajer perlu diinformasikan tentang setiap perubahan dalam organisasi agar mereka dapat menyampaikan informasi terkini kepada tim mereka jika diperlukan.
Prioritaskan Umpan Balik Dua Arah
Menciptakan saluran komunikasi yang mudah diakses bagi karyawan dan pelanggan dapat menjadi strategi efektif dalam meningkatkan kualitas komunikasi dalam konteks bisnis. Karyawan yang merasa memiliki akses untuk menyampaikan pandangan dan pertanyaan mereka kepada pihak yang mendengarkan dengan baik cenderung merasa lebih puas dan produktif di lingkungan kerja. Berbagai metode dapat diusulkan untuk mengumpulkan umpan balik, seperti diskusi individual dengan manajer, peninjauan formal, dan survei. Demikian pula, pelanggan yang dapat dengan mudah menghubungi perusahaan melalui berbagai saluran komunikasi seperti pesan instan, email, atau telepon, dan menerima tanggapan yang cepat, kemungkinan besar akan terus berinteraksi dengan perusahaan tersebut.
Memanfaatkan Bentuk Komunikasi Modern
Jika suatu usaha sekarang masih mengandalkan pertemuan tatap muka dan email untuk berkomunikasi, mungkin sudah saatnya untuk mulai mempertimbangkan penggunaan alat komunikasi teknologi yang lebih mutakhir. Terdapat beragam platform khusus untuk komunikasi internal di perusahaan yang memungkinkan penciptaan saluran-saluran berbeda untuk mengatur departemen, tim, dan proses kerja. Selain itu, organisasi juga mengandalkan pesan instan dan panggilan video untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif dengan karyawan yang berada di lokasi yang jauh, baik itu di dalam negeri maupun luar negeri.