PPEPP adalah singkatan yang mencakup lima langkah kunci dalam siklus manajemen mutu di perguruan tinggi. Langkah-langkah tersebut adalah Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan. Setiap langkah memiliki peran penting dalam memastikan bahwa sistem manajemen mutu yang diterapkan di perguruan tinggi sesuai dengan standar SNDIKTI.
Dengan PPEPP, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa setiap aspek dari pengelolaan mutu pendidikan mereka diperhatikan secara komprehensif.
Langkah-langkah ini membantu memastikan bahwa semua proses, dari perencanaan hingga peningkatan, berjalan dengan baik sesuai dengan standar yang ditetapkan, memastikan bahwa kualitas pendidikan yang disediakan tetap terjaga dan ditingkatkan secara berkelanjutan.
- Penetapan (P) Standar Dikti: Siklus Penjaminan Peningkatan Mutu Pendidikan Perguruan Tinggi (PPEPP) dimulai dengan tahap penetapan standar Dikti. Tahap ini penting karena perguruan tinggi perlu menetapkan standar yang sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Standar ini mencakup berbagai aspek terkait manajemen mutu dan keamanan pangan di lingkungan perguruan tinggi. Ini memastikan bahwa perguruan tinggi memiliki panduan yang jelas untuk memastikan sistem manajemen yang baik dan keamanan pangan yang efektif di seluruh lembaga mereka.
- Pelaksanaan (P) Standar Dikti: Fase kedua dalam siklus PPEPP melibatkan penerapan standar Dikti. Perguruan tinggi diwajibkan untuk menerapkan standar yang telah ditetapkan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Hal ini penting agar perguruan tinggi dapat memastikan bahwa mereka menjalankan proses pembelajaran dengan kualitas yang telah diatur secara resmi oleh pemerintah.
- Evaluasi (E) pelaksanaan Standar Dikti: Tahapan ketiga dari siklus PPEPP melibatkan evaluasi pelaksanaan standar Dikti di perguruan tinggi. Saat memasuki tahap ini, lembaga pendidikan harus menilai seberapa baik mereka dalam menerapkan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Evaluasi ini bukan hanya sekadar kegiatan rutin, melainkan juga proses yang terencana dan terstruktur secara berkala.
- Pengendalian (P) pelaksanaan Standar Dikti: Pada titik ini, lembaga pendidikan perlu mengambil langkah konkret untuk memonitor dan mengevaluasi bagaimana standar yang telah ditetapkan diterapkan dalam aktivitas sehari-hari mereka. Ini melibatkan pengawasan, penilaian, dan penyesuaian jika diperlukan. Dengan melakukan pengendalian ini, perguruan tinggi dapat menjamin bahwa standar tersebut tidak hanya diadopsi tetapi juga dijalankan secara efektif untuk meningkatkan kualitas pendidikan mereka.
- Peningkatan (P) Standar Dikti: Di tahap ini, lembaga pendidikan tinggi memiliki tanggung jawab untuk terus-menerus meningkatkan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Ini penting agar kualitas dan kinerja perguruan tinggi bisa terus berkembang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Mekanisme Siklus SPMI PPEPP
Penetapan
Tahapan awal dalam siklus pengaturan standar pendidikan tinggi adalah Penetapan Standar Dikti. Di sini, perguruan tinggi menetapkan standar yang terdiri dari SN Dikti dan Standar Dikti. Proses penetapan ini didokumentasikan melalui berbagai dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), seperti 1) Kebijakan SPMI, 2) Manual SPMI, 3) Standar SPMI, dan 4) Formulir SPMI. Dokumen-dokumen ini menjadi contoh konkret dari bagaimana standar-standar tersebut diakui dan diterapkan di lingkungan perguruan tinggi.
Tahap penetapan (P) merupakan tahap untuk menetapkan dokumen SPMI Perguruan Tinggi yang meliputi Kebijakan SPMI, Standar SPMI, Manual SPMI dan Formulir SPMI. Penetapan dokumen SPMI dimulai dengan dengan menyiapkan dan mempelajari berbagai bahan/materi, peraturan dan perundangan yang berlaku. Visi, Misi, Statuta, SN Dikti, Standar BAN & LAM, Peraturan, Persyaratan, dan Internasional QA merupakan bahan yang digunakan sebagai dasar dalam menyusun dokumen SPMI Perguruan Tinggi.
Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dengan tim adhoc nya menyelenggarakan pertemuan dan workshop dengan melibatkan para pemangku kepentingan internal dan eksternal untuk mendapatkan saran, bahan pemikiran, ide dan informasi yang digunakan dalam menyusun dokumen SPMI. Dokumen Kebijakan SPMI Perguruan Tinggi ditetapkan/disyahkan oleh Yayasan setelah mendapatkan persetujuan senat universitas.
Penetapan dokumen standar SPMI Perguruan Tinggi didahului dengan perumusan isi standar (pernyataan standar). Rumusan isi standar mengandung unsur Audience, Behavior, Competence, dan Degree (ABCD) atau Key Performance Indicators (KPI). Dokumen manual SPMI yang merupakan dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur PPEPP Standar SPMI Perguruan Tinggi secara berkelanjutan oleh pihak yang bertanggungjawab dalam implementasi SPMI di Perguruan Tinggi. Sedangkan formulir SPMI yang merupakan naskah tertulis yang berisi kumpulan formulir yang digunakan dalam mengimplementasikan Standar dalam SPMI Perguraan Tinggi, dan berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu ketika Standar dalam SPMI diimplementasikan. Dokumen Manual SPMI dan Formulir SPMI dijadikan dalam satu dokumen standar SPMI dengan tujuan untuk menyederhanaan dalam dokumentasi.
Perguruan Tinggi membuat surat keputusan rektor setelah menetapkan Standar SPMI. Sebagai contoh Tahun 2016 telah menetapkan 52 Standar SPMI dengan Surat Keputusan Rektor Nomor: 98/UST/Rek/X/2016 dan dengan menetapkan 39 Standar SPMI tahun 2017 dengan Surat Keputusan Rektor Nomor: 142/UST/Rek/X/2017.
Pelaksanaan
Siklus kedua, Pelaksanaan (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan pemenuhan standar yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh perguruan tinggi. Pelaksanaan dibuktikan dengan dokumen-dokumen sebagai contoh: 1) SK Pengelola Lembaga Penjaminan Mutu (LPM); 2) SK Pengelola Unit Penjaminan Mutu (UPM); 3) SK Pengelola Gugus Kendali Mutu (GKM); dan 4) SK Auditor AMI.
Tahap pelaksanaan (P) merupakan tahapan dalam melaksanakan setiap pernyataan isi standar SPMI yang tertulis di dalam Standar SPMI. Pihak yang melaksanakan Standar SPMI Perguruan Tinggi adalah Rektor, Wakil Rektor, Dekan/Direktur, Ketua Program Studi, Kepala Lembaga, Kepala Biro, Dosen, Tenaga Kependidikan dan Mahasiswa.
Pelaksanaan Standar SPMI diwujudkan dalam bentuk aktifitas/kegiatan program kerja yang telah direncanakan. Renstra, Renop dan Laporan Kinerja Tahunan di setiap unit kerja merupakan bentuk dari pelaksanaan setiap stamdar SPMI. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) bertindak sebagai koordinator dan supervisor terhadap pelaksanaan semua Dokumen SPMI Perguruan Tinggi di setiap unit kerja.
Evaluasi
Siklus ketiga, Evaluasi (E) pelaksanaan Standar Dikti, yaitu kegiatan pembandingan antara luaran kegiatan pemenuhan standar dengan standar yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang telah ditetapkan oleh perguruan tinggi. Evaluasi dibuktikan dengan kegiatan-kegiatan sebagai contoh: Evaluasi Eksternal (Akreditasi) Audit Mutu Internal (AMI) Program Studi Audit Mutu Internal (AMI) Unit Kerja Evaluasi Ketercapaian Standar SPMI Evaluasi Proses Belajar Mengajar (PBM) Survei Kepuasan Pemangku Kepentingan Laporan Unit Penjaminan Mutu (UPM) Fakultas
Tahap Evaluasi (E) merupakan tahapan untuk mengevaluasi proses, luaran dan hasil dari pelaksanaan standar SPMI. Evaluasi dilaksanakan bentuk monitoring, pengukuran dan evaluasi, serta Audit Mutu Internal (AMI).
Pihak yang melaksanakan evaluasi di tingkat program studi yaitu Gugus Mutu Prodi (GMP), di tingkat fakultas/direktorat adalah Satuan Penjaminan Mutu Fakultas/Direktorat (SPMF/D), sedangkan di tingkat universitas dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM).
Pelaksanaan evaluasi juga melibatkan auditor internal Perguruan Tinggi. Evaluasi pelaksanaan Standar SPMI dilakukan dengan memanfaatkan sistem informasi melalui Sistem Informasi Monev (SI-Moni) dan Sistem Audit Mutu Internal (SI-AMI).
Evaluasi dilaksankan secara berkala setiap tahun sekali dan terjadwal. Laporan hasil evaluasi diteruskan kepada pihak-pihak terkait dan didesiminasikan di Laman web.LPM.
Pengendalian
Siklus keempat, Pengendalian (P) pelaksanaan Standar Dikti, yaitu kegiatan analisis penyebab standar yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang telah ditetapkan oleh perguruan tinggi yang tidak tercapai untuk dilakukan koreksi. Pengendalian dibuktikan dengan kegiatan-kegiatan sebagai contoh: 1) Rapat Tinjauan Manajemen; 2) Formulir Tindaklanjut AMI; 3) Hasil Tindaklanjut AMI Tindak Lanjut Evaluasi; dan 4) Rapat Koordinasi Pimpinan
Tahap Pengendalian (P) merupakan tindak lanjut atas hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi yang diwujudkan dalam kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). RTM dilaksanakan secara bertingkat dan disesuiakan dengan aras kegiatan evaluasinya. RTM dapat diselenggarakan di program studi, fakultas/direktorat dan/atau universitas.
Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar SPMI telah sesuai dengan apa yang direncanakan sehingga dipastikan isi standar SPMI akan terpenuhi, langkah pengendalian berupa mempertahankan agar hal positif tersebut tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Apabila ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan, kekurangan atau kelemahan yang dapat menyebabkan kegagalan pencapaian isi standar SPMI, maka perlu dilakukan pengendalian. Langkah pengendalian berupa tindakan korektif atau perbaikan untuk memastikan pemenuhan kriterian di dalam standar SPMI.
Peningkatan
Siklus kelima, Peningkatan (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan perbaikan standar yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti agar lebih tinggi daripada standar yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang telah ditetapkan. Pelaksanaan dibuktikan dengan kegiatan dan dokumen sebagai contoh: 1) Benchmarkingke UKSW; 2) Benchmarking Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi: 3) Kegiatan Pengembangan Perguruan Tinggi; 4) Kegiatan Penjaminan Mutu di Lingkungan Perguruan Tinggi; 5) Peningkatan Jumlah Beasiswa di Perguruan Tinggi; dan 6) Penyusunan Pedoman di Perguruan Tinggi.
Tahap Peningkatan (P) merupakan kegiatan meningkatkan atau meninggikan isi atau luas lingkup Standar SPMI dan dokumen SPMI yang lainnya. Kegiatan peningkatan Dokumen SPMI menggunakan Kaizen atau continuous quality improvement dan akan dapat dilakukan apabila masing-masing standar telah melalui keempat tahap dalam siklus SPMI.
Peningkatan ini berupa Perbaikan Tindak Lanjut dari hasil RTM. Tahapan peningkatan dapat berupa perbaikan dan/atau peningkatan visi, misi, kebijakan SPMI, Manual SPMI, Formulir SPMI dan pelaksanaan SPMI.