Komunikasi verbal terjadi ketika Anda menggunakan kata-kata untuk menyampaikan informasi, baik secara tertulis maupun lisan, serta menggunakan bahasa isyarat.
Keterampilan komunikasi verbal yang baik dapat meningkatkan kepercayaan diri dan memfasilitasi pembentukan hubungan yang bermakna baik dalam lingkungan pribadi maupun profesional.
Dalam artikel ini, kami merumuskan pengertian keterampilan komunikasi verbal, menguraikan tiga ragam komunikasi verbal yang sering ditemui beserta contoh-contohnya, dan kami menginvestigasi strategi penggunaan komunikasi verbal yang efektif di lingkungan kerja.
Apa itu keterampilan komunikasi verbal?
Keterampilan komunikasi verbal merujuk pada cara seseorang menyampaikan pesan menggunakan kata-kata, baik dalam berbicara maupun menulis. Komunikasi verbal bertujuan untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan ringkas melalui penggunaan bahasa yang tepat.
Keterampilan komunikasi verbal umumnya diterapkan dalam tiga situasi berbeda, yaitu komunikasi antarpribadi, percakapan dalam kelompok kecil, dan menyampaikan pidato di hadapan audiens yang lebih besar.
Komunikasi antarpribadi merujuk pada interaksi langsung antara individu satu dengan yang lain. Percakapan dalam kelompok kecil mengacu pada dialog antara sejumlah kecil orang, sementara menyampaikan pidato di depan umum melibatkan satu individu yang memberikan informasi kepada sejumlah besar orang.
Contoh komunikasi lisan di tempat kerja
Komunikasi lisan yang efisien memiliki peran yang vital dalam proses pertukaran gagasan dan pengetahuan di lingkungan kerja. Berikut ini disajikan contoh tiga bentuk komunikasi lisan.
Komunikasi Interpersonal
Komunikasi individual secara lisan dapat terjadi dalam berbagai konteks, seperti:
- Tinjauan kinerja tahunan dengan supervisor
- Sesi pelatihan karyawan baru
- Pembaruan status kepada supervisor atau rekan kerja
- Pertemuan pribadi dengan sumber daya manusia untuk membahas tantangan atau kekhawatiran
- Pertemuan dengan klien baru atau calon klien untuk mempromosikan produk atau layanan
Percakapan Kelompok
Komunikasi yang melibatkan lebih dari dua individu namun dalam skala yang terbatas, tanpa melibatkan jumlah penonton yang besar, dapat mencakup situasi sebagai berikut:
- Obrolan ramah dengan rekan kerja
- Sesi brainstorming untuk proyek baru
- Mengkoordinasikan kalender dengan rekan kerja saat menentukan tenggat waktu dan pertemuan
- Pembaruan status untuk suatu departemen
Berbicara di Depan Umum
Komunikasi yang melibatkan seorang pembicara dan sejumlah besar pendengar dapat terjadi dalam berbagai situasi, di antaranya:
- Ceramah dan pidato
- Melatih sekelompok besar orang
- Presentasi (juga akan mencakup komunikasi tertulis)
Contoh komunikasi tertulis di tempat kerja
Ini adalah beberapa contoh efektif dari komunikasi tertulis di lingkungan kerja.
- Surat
- Laporan
- Presentasi (yang juga mencakup komunikasi lisan)
Bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi verbal Anda
Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat membantu Anda meningkatkan kemampuan berkomunikasi verbal, baik dalam bentuk lisan maupun tulisan:
Pertama, Pertimbangkan pesan Anda.
Sebelum berkomunikasi, tentukan pesan utama yang ingin disampaikan baik dalam percakapan, presentasi, maupun komunikasi tertulis. Lakukan brainstorming atau buat daftar poin-poin penting yang ingin disampaikan. Dengan merencanakan informasi yang akan dibagikan, pastikan komunikasi Anda tetap terfokus dan singkat.
Anda mungkin perlu izin dari supervisor sebelum menghadiri konferensi profesional. Untuk itu, disarankan untuk mencari informasi tentang pembicara dan manfaat informasi tersebut bagi pekerjaan Anda. Setelah itu, Anda bisa menyiapkan email yang berisi poin-poin penting tersebut atau mengatur pertemuan dengan supervisor untuk membahas permintaan Anda.
Kedua, Kenali Audiens Anda.
Perhatikanlah orang yang menjadi sasaran Anda saat berkomunikasi dan pikirkanlah sudut pandang mereka. Orang yang menjadi sasaran Anda akan mempengaruhi cara Anda berkomunikasi, serta perilaku dan hal-hal lain yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan komunikasi Anda.
Contohnya, bisa jadi sesuai untuk memperlihatkan sikap ramah dan dekat dengan rekan kerja yang sudah Anda kenal lama, tetapi klien baru atau eksekutif kemungkinan menginginkan penyampaian ide Anda yang lebih formal dalam presentasi.
Ketiga, Berhati-hatilah dengan komunikasi nonverbal Anda.
Dalam berkomunikasi lisan, penting untuk memperhatikan isyarat nonverbal yang mungkin disampaikan. Ini meliputi kontak mata, postur tubuh, ekspresi wajah, tertawa, batuk, dan menguap. Kesadaran terhadap komunikasi nonverbal memastikan bahwa pesan yang disampaikan melalui bahasa tubuh sejalan dengan pesan yang disampaikan melalui kata-kata.
Contoh, pada saat Anda melakukan presentasi mengenai topik yang ceria, Anda mungkin dengan sengaja mempertimbangkan waktu yang tepat untuk tersenyum agar ekspresi nonverbal Anda sejalan dengan materi yang Anda sampaikan.
Kempat, Berbicaralah Dengan Jelas.
Sebelum memulai berbicara, penting untuk merencanakan bagaimana Anda akan menyampaikan pesan Anda. Selaras dengan itu, penting juga untuk mengatur pernapasan agar tetap stabil selama berbicara, serta mempertimbangkan kecepatan atau ke lambatan dalam berbicara. Komunikasi yang jelas sangat penting dalam memastikan pemahaman dan retensi informasi oleh audiens. Seiring dengan itu, penyesuaian nada bicara dengan audiens, konteks situasional, dan pesan yang disampaikan juga merupakan faktor penting dalam menyampaikan pesan secara efektif.
Contoh, ketika Anda menyajikan materi yang rumit di depan audiens yang besar, Anda mungkin akan mengungkapkannya dengan kecepatan dan volume suara yang lebih rendah dibandingkan saat berbicara dalam pertemuan tatap muka.
Kelima, Pilih kata-kata tertulis Anda dengan hati-hati.
Seperti dalam berbicara yang jelas, menulis dengan tujuan yang jelas juga penting. Mengikuti kerangka yang disarankan dapat membantu menjaga fokus pada topik yang dibahas. Selain itu, penting untuk memilih kata dan frasa yang sesuai dengan pembaca yang dituju.
Anda perlu memastikan agar komunikasi tertulis tidak terlalu panjang atau berlebihan dalam detail yang tidak diperlukan. Selain itu, pastikan juga bahwa komunikasi tersebut tidak terlalu singkat, tetapi mencakup poin-poin penting dari pesan yang ingin Anda sampaikan.
Contoh, apabila memberikan laporan perkembangan triwulanan kepada supervisor, sebaiknya pengaturan laporan dilakukan dengan cermat sesuai bagian yang relevan, serta menghimpun data penting sebagai pendukung pencapaian kemajuan. Hanya informasi yang terkait dengan triwulan yang sedang dibahas yang sebaiknya disertakan.
Keenam, Berlatih mendengarkan secara aktif.
Penting untuk memahami kapan menghentikan pembicaraan sebagai “pengirim” dan siap mendengarkan sebagai “penerima” ketika orang lain berbicara. Melakukan pendengaran aktif memastikan pertukaran pesan dan umpan balik antara pengirim dan penerima.
Contohnya, identifikasikan waktu yang optimal dalam proses presentasi Anda di mana Anda mungkin melakukan jeda untuk mengundang respons dari para pendengar atau mengajukan pertanyaan kepada mereka. Saat Anda berperan sebagai pendengar, Anda dapat mengasah kemampuan mendengarkan dengan aktif, sehingga Anda dapat merespons pertanyaan atau memberikan umpan balik dengan tenang dan efektif.
Ketujuh, Berpikirlah sebelum Anda menekan “balas”.
Mendengarkan secara tertulis mungkin dianggap setara, namun penting untuk merenungkan sebelum menanggapi secara tertulis, terutama jika topiknya menimbulkan kebingungan atau kontroversi.
Contohnya, apabila Anda menerima email dari rekan kerja yang menyampaikan bahwa Anda terlambat dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, sebaiknya Anda meninjau kembali jadwal Anda untuk memastikan bahwa Anda memang terlambat dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut dan/atau bahwa pekerjaan tersebut memang sudah ditugaskan kepada Anda. Jika terjadi kesalahpahaman dari pihak Anda, Anda dapat menyampaikan permintaan maaf dan memberikan prioritas pada penyelesaian pekerjaan tersebut. Namun, jika terjadi kesalahpahaman dari pihak mereka, Anda bisa dengan tenang menjelaskan kebingungan tersebut.
Akhir Kalimat
Komunikasi nonverbal merupakan salah satu alat penting dalam meningkatkan kesan positif dalam proses wawancara dan dalam konteks karier profesional. Namun, penilaian terhadap calon karyawan seharusnya berdasarkan pada keterampilan dan kualifikasi yang dimiliki, sementara lingkungan kerja seharusnya mempromosikan inklusivitas dan pemahaman terhadap perbedaan gaya komunikasi individu.